Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst geldt alleen wanneer Emile Cappelle, handelend onder de handelsnaam Sietje (“Verwerker”), persoonsgegevens verwerkt namens de Klant (“Verwerkingsverantwoordelijke”). Zij maakt deel uit van de Overeenkomst wanneer die van toepassing is, bijvoorbeeld bij hosting, e-mail, onderhoud met toegang tot klantgegevens, of andere diensten waarbij Sietje persoonsgegevens van de Klant verwerkt.
Wanneer Sietje persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt (klantenadministratie, facturatie, eigen website), treedt Sietje op als verwerkingsverantwoordelijke en geldt het privacybeleid, niet deze overeenkomst.
Artikel 1: Partijen
Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant zoals geïdentificeerd in de Offerte of Overeenkomst.
Verwerker: Emile Cappelle, eenmanszaak / handelsnaam Sietje, Vleeshouwersstraat 24 bus 6B, 8900 Ieper, KBO 1041.938.663, BTW BE 1041.938.663, e-mail emile@sietje.be.
Artikel 2: Onderwerp, duur, aard en doeleinden
2.1. Onderwerp is de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, in het bijzonder:
- hosting van websites van de Klant;
- technische verwerking van contactformulieren op klantwebsites;
- e-maildiensten gekoppeld aan het domein van de Klant;
- onderhoud en technische ondersteuning waarbij toegang tot website-, CRM- of andere klantgegevens nodig kan zijn.
2.2. Aard van de verwerking: opslaan, doorgeven, hosten, technisch beheren, raadplegen voor support, back-uppen via de hostingprovider, en verwijderen of teruggeven bij beëindiging.
2.3. Doeleinden: uitsluitend de uitvoering van de Overeenkomst en de gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2.4. Duur: zolang de Verwerker persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt in het kader van de Overeenkomst.
Artikel 3: Categorieën gegevens en betrokkenen
3.1. Afhankelijk van de dienst kunnen onder meer worden verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, IP-adres, technische logs, formulierinhoud, e-mailinhoud en andere gegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke via de Website of systemen laat verwerken.
3.2. Betrokkenen kunnen onder meer zijn: websitebezoekers, klanten en prospects van de Verwerkingsverantwoordelijke, en personen die contact opnemen.
3.3. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke gegevens via de Website of systemen worden verzameld en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan.
Artikel 4: Instructies
4.1. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, inclusief instructies inzake doorgifte naar een derde land of internationale organisatie, behoudens een wettelijke verplichting waaraan de Verwerker onderworpen is. In dat laatste geval informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. De Overeenkomst, Offerte en deze verwerkersovereenkomst gelden als gedocumenteerde instructies, samen met latere schriftelijke instructies per e-mail.
4.2. De Verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden die onverenigbaar zijn met die instructies.
4.3. Indien de Verwerker van oordeel is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, informeert hij de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 5: Vertrouwelijkheid
5.1. Personen die namens de Verwerker toegang hebben tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.
5.2. Toegang wordt beperkt tot wat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening.
Artikel 6: Beveiliging
6.1. De Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen gelet op de aard, omvang en risico’s van de verwerking, waaronder:
- beperkte toegang tot hosting-, DNS- en mailboxbeheer;
- gebruik van SSL/TLS voor gehoste websites waar voorzien in de dienst;
- vertrouwen op de beveiligings- en back-upvoorzieningen van de hostingprovider;
- zorgvuldige omgang met toegangsgegevens.
6.2. De Verwerker kan geen absolute garantie geven dat ieder incident, iedere cyberaanval of iedere ongeoorloofde toegang kan worden voorkomen.
Artikel 7: Subverwerkers
7.1. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die redelijkerwijs nodig zijn voor de diensten.
7.2. Vaste subverwerkers bij de huidige dienstverlening zijn in het bijzonder:
- Hostinger — hosting, domeinbeheer, e-mailinfrastructuur en back-ups;
- FormSubmit — technische doorzending van contactformulieren, wanneer die dienst voor de Klantwebsite wordt gebruikt.
7.3. De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker die relevant is voor de verwerking, met een redelijke termijn om bezwaar te maken. Bij gegrond bezwaar zoeken Partijen een redelijke oplossing; indien geen oplossing mogelijk is, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de betrokken dienst beëindigen overeenkomstig de algemene voorwaarden.
7.4. Waar een subverwerker een passende verwerkersovereenkomst of Data Processing Addendum aanbiedt, zorgt de Verwerker ervoor dat die van toepassing is op de verwerking. De Verwerker blijft tegenover de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de naleving van zijn eigen verplichtingen onder artikel 28 AVG.
7.5. Hostinger publiceert een Data Processing Addendum (hostinger.com/legal/dpa) en kan eigen subverwerkers inschakelen. FormSubmit publiceert een privacyverklaring (formsubmit.co/privacy.pdf); een afzonderlijke publieke Art. 28-verwerkersovereenkomst is daar niet aangetroffen. De Verwerkingsverantwoordelijke erkent deze beperking en de afhankelijkheid van Derde-diensten. Wanneer FormSubmit voor een Klantwebsite wordt gebruikt, gebeurt dat alleen voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke daarmee akkoord gaat in de Offerte of Overeenkomst.
Artikel 8: Bijstand bij rechten van betrokkenen
8.1. Rekening houdend met de aard van de verwerking, verleent de Verwerker redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissen, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar), voor zover die verzoeken betrekking hebben op gegevens die de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
8.2. Indien een betrokkene zich rechtstreeks tot de Verwerker richt, informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk, tenzij de wet anders bepaalt.
8.3. Bijkomende werkzaamheden die buiten de normale technische ondersteuning vallen, kunnen als Meerwerk worden geoffreerd.
Artikel 9: Datalekken
9.1. Wanneer de Verwerker kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op verwerking namens de Verwerkingsverantwoordelijke, informeert hij de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging.
9.2. Waar redelijkerwijs mogelijk bevat de melding informatie over de aard van het incident, de betrokken categorieën gegevens en betrokkenen, de vermoedelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.
9.3. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor eventuele meldingen aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan betrokkenen. De Verwerker verleent redelijke bijstand daarbij.
Artikel 10: DPIA en raadpleging
De Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of voorafgaande raadpleging wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke daartoe wettelijk verplicht is en de Verwerker relevante informatie heeft.
Artikel 11: Verwijdering of teruggave
11.1. Na beëindiging van de betreffende dienstverlening verwijdert of retourneert de Verwerker de persoonsgegevens overeenkomstig de keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
11.2. Gegevens in technische back-ups van de hostingprovider kunnen gedurende een beperkte technische bewaartermijn aanwezig blijven tot zij worden overschreven of verwijderd.
11.3. Onverminderd het voorgaande kan de Verwerker hostingbestanden maximaal 30 kalenderdagen na beëindiging bewaren overeenkomstig de algemene voorwaarden, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 12: Audits en informatie
12.1. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.
12.2. Audits of inspecties worden redelijk vooraf aangekondigd, vinden plaats tijdens normale werkuren en mogen de bedrijfsvoering van de Verwerker niet onredelijk verstoren. De omvang en frequentie moeten evenredig zijn aan de risico’s van de verwerking.
12.3. Waar mogelijk volstaan beschikbare attesten, documentatie of rapporten van subverwerkers (zoals Hostinger) in plaats van een fysieke audit.
Artikel 13: Internationale doorgifte
13.1. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, worden de toepasselijke regels inzake internationale doorgifte nageleefd, waaronder passende doorgiftemechanismen waar vereist.
13.2. Voor Hostinger verwijst Sietje naar het Data Processing Addendum van Hostinger, inclusief Standard Contractual Clauses waar van toepassing. De Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat de precieze locatie van verwerking mede door die provider wordt bepaald.
Artikel 14: Verantwoordelijkheden van de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor:
- de rechtmatigheid van de verwerking en de rechtsgrondslagen;
- informatie aan betrokkenen;
- cookie- en toestemmingsvereisten op de eigen Website;
- de inhoud van verzamelde gegevens;
- rechtmatige instructies aan de Verwerker;
- het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, met bijstand van de Verwerker zoals hierboven.
Artikel 15: Aanvaarding, voorrang en wijzigingen
15.1. Deze verwerkersovereenkomst wordt aanvaard samen met de Offerte of Overeenkomst waarop zij van toepassing is, of door een afzonderlijke schriftelijke aanvaarding per e-mail.
15.2. Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en andere contractuele bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant, heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang voor dat onderwerp.
15.3. Wijzigingen gebeuren schriftelijk. Voor lopende verwerkingen blijft de aanvaarde versie gelden tot Partijen een nieuwe versie aanvaarden, behoudens dwingend recht.
15.4. Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht. Geschillen volgen de geschillenregeling in de algemene voorwaarden van Sietje.